Verwaltungsfachangestellte:
Ausbildung im öffentlichen Dienst

Alles Wichtige für angehende Verwaltungsfachangestellte: Welche Voraussetzungen musst du für die Ausbildung erfüllen, und was erwartet dich im Auswahlverfahren?

Verwaltungsfachangestellte arbeiten unter anderem in Behörden, Kirchen und Verbänden. Beschäftigt sind sie größtenteils in der Kommunal-, Landes- und Bundesverwaltung, daneben auch in der Kirchenverwaltung, bei den Handwerkskammern sowie bei den Industrie- und Handelskammern.

Unabhängig von ihrem Arbeitgeber kümmern sich Verwaltungsfachangestellte grundsätzlich um alle möglichen Büro- und Verwaltungsaufgaben: Sie führen Akten, bearbeiten Abrechnungen, prüfen Anträge und beraten Bürger.

Verwaltungsfachangestellte: Duale Ausbildung

„Verwaltungsfachangestellter“ beziehungsweise „Verwaltungsfachangestellte“ ist ein dreijähriger anerkannter Ausbildungsberuf im öffentlichen Dienst. Die Ausbildung ist in fünf unterschiedlichen Fachrichtungen möglich, abhängig vom Einsatzgebiet:

Kommunalverwaltung: Gemeinde- und Kreisverwaltungen, kommunale Ämter und Behörden
Landesverwaltung: Landesbehörden, Landesämter, Verwaltungen von Universitäten und Fachhochschulen
Bundesverwaltung: Bundesbehörden, Bundesämter
Kirchenverwaltung evangelische Kirche: Landeskirchen, Kirchenkreise, Kirchengemeinden
HWK und IHK: Handwerkskammern, Industrie- und Handelskammern, Wirtschaftsverbände

Die Ausbildung verläuft dual, das heißt: Man hat theoretischen Unterricht in der Berufsschule und arbeitet praktisch im Ausbildungsbetrieb mit. Typische Ausbildungsinhalte bestehen zum Beispiel darin, Bürger zu beraten, allgemeine Verwaltungsaufgaben zu erledigen oder Arbeitsprozesse zu planen und zu organisieren.

Welchen Schulabschluss braucht man für die Ausbildung?

Rein rechtlich ist für Verwaltungsfachangestellte kein bestimmter Schulabschluss vorgeschrieben. Allerdings erwarten die Arbeitgeber oft mindestens einen Hauptschulabschluss, überwiegend stellen sie inzwischen sogar Ausbildungsanfänger mit Abitur oder Fachabitur ein. Abgesehen davon müssen Bewerber ein mehr oder weniger umfangreiches Auswahlverfahren meistern.

Auswahlverfahren für Verwaltungsfachangestellte

Was dich im Auswahlverfahren erwartet, hängt in erster Linie davon ab, wo du dich bewirbst. Denn in der Regel können die Ämter und Behörden selbst darüber entscheiden, welche konkreten Anforderungen Bewerber bei ihnen erfüllen müssen. Übliche Stationen sind zum Beispiel:

Schriftlicher Einstellungstest: z. B. Rechtschreibung und Grammatik, Texte analysieren und schreiben, Englisch-Kenntnisse, Grundrechenarten, Zins- und Prozentrechnung, logisches und visuelles Denken, Allgemeinbildung
Vorstellungsgespräch: z. B. schulischer und beruflicher Werdegang, berufliche Motivation, persönliche Interessen, Wissen zum ausgeschriebenen Ausbildungsplatz und zum Arbeitgeber
Assessment Center: z. B. Gruppendiskussion, Vortrag

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Das Auswahlverfahren für angehende Verwaltungsfachangestellte dauert in der Regel einen bis zwei Tage. Es findet meist einige Monate vor dem Ausbildungsbeginn statt. Um herauszufinden, wie genau dein Auswahlverfahren abläuft, kontaktierst du am besten direkt den zuständigen Ansprechpartner deiner Einstellungsbehörde.

Auswahlverfahren: die Vorbereitung

Frage bei Bedarf vor dem Einstellungstest nach, was du mitbringen darfst oder sollst – vielleicht sind Taschenrechner erlaubt? Fange rechtzeitig an zu üben: Bereite dich auf mögliche Aufgaben des Eignungstests vor, mache dich mit typischen Fragen und Fallstricken im Vorstellungsgespräch vertraut.

Wenn der Tag X in greifbare Nähe rückt, gilt es noch ein paar weitere Details zu klären. Dazu gehört vor allem natürlich die Anreise zum Prüfungsort (häufig ist das der Ausbildungsbetrieb): Welches Verkehrsmittel willst du nutzen? Welchen Zeitpuffer musst du einplanen, damit du auf jeden Fall pünktlich bist?

Auch die Kleiderfrage sollte nicht erst frühmorgens am Prüfungstag geklärt werden. Ein Tipp: Kleide dich zum Auswahlverfahren wie für einen Arbeitstag in der Verwaltung. Verzichte also auf T-Shirt und Turnschuhe, eine bessere Wahl ist Bluse oder Hemd kombiniert mit Stoffhose oder einer feineren Jeans.