Elektronische Akte (E-Akte)

Eine elektronische Akte, kurz E-Akte, ist eine digital geführte und strukturierte Sammlung von Unterlagen zu einem bestimmten Verwaltungsvorgang. Sie enthält beispielsweise Anträge, Schreiben, Vermerke, Bescheide, Nachweise und Informationen zum Bearbeitungsstand. Anders als eine einfache Dateiablage folgt die E-Akte einem festgelegten Aktenplan und den Regeln der ordnungsgemäßen Aktenführung. Ein Dokumentenmanagementsystem stellt häufig die technische Plattform bereit, ist aber nicht mit der darin geführten E-Akte gleichzusetzen. Bundesbehörden sollen ihre Akten grundsätzlich elektronisch führen und dabei durch geeignete technische sowie organisatorische Maßnahmen eine ordnungsgemäße Aktenführung sicherstellen.

Bearbeitungsschritte und Entscheidungen müssen vollständig, nachvollziehbar und dauerhaft dokumentiert werden. Zugriffsrechte werden nach Aufgaben und Zuständigkeiten vergeben, wobei Datenschutz, Verschwiegenheit und Informationssicherheit zu beachten sind. Die E-Akte ermöglicht es berechtigten Beschäftigten, Unterlagen schneller zu finden, gemeinsam zu bearbeiten und abhängig von den behördlichen Regelungen auch ortsunabhängig darauf zuzugreifen. Im Dienstalltag musst du Dokumente dem richtigen Vorgang zuordnen, aussagekräftig benennen und vor unbefugtem Zugriff oder versehentlicher Veränderung schützen. Als Anwärter oder Berufseinsteiger solltest du den sicheren Umgang mit der E-Akte früh lernen, weil eine fehlerhafte Ablage die Nachvollziehbarkeit und Rechtmäßigkeit eines Verwaltungsverfahrens beeinträchtigen kann.