Qualitätsmanagementsystem (QMS)

Ein Qualitätsmanagementsystem, kurz QMS oder QM-System, ist der organisatorische Rahmen für ein systematisches Qualitätsmanagement. Es legt Qualitätsziele, Prozesse, Verantwortlichkeiten, Prüfverfahren und Dokumentationsregeln fest. Dadurch sollen Leistungen nachvollziehbar, zuverlässig und nach einheitlichen Anforderungen erbracht werden. Bestandteile können Prozessbeschreibungen, Arbeitsanweisungen, Formulare, Kennzahlen, Audits sowie Verfahren für Beschwerden und Fehler sein. Festgestellte Abweichungen werden ausgewertet, damit Korrekturen vorgenommen und Abläufe dauerhaft verbessert werden können.

Öffentliche Einrichtungen können ihr QMS beispielsweise an anerkannten Normen oder am speziell für Verwaltungen entwickelten CAF-Modell ausrichten. Qualitätsmanagement bezeichnet die gesamten Tätigkeiten zur Steuerung und Verbesserung der Qualität, während das QMS die dafür geschaffene Struktur bildet. Ein QMS ist deshalb nicht nur ein Handbuch oder ein Computerprogramm, sondern muss im Arbeitsalltag tatsächlich angewendet werden. Als Beschäftigter hältst du die festgelegten Verfahren ein, dokumentierst wichtige Arbeitsschritte und meldest Fehler oder Verbesserungsvorschläge. Beschäftigte im zentralen Qualitätsmanagement koordinieren unter anderem Dokumente, interne Prüfungen, Schulungen und die Weiterentwicklung des Systems.